Представление интересов иностранной организации в Республики Беларусь на постоянной основе возможно посредством открытия представительства на территории Республики Беларусь.

Представительства открываются и осуществляют деятельность на территории Республики Беларусь на основании разрешений, выдаваемых Министерством иностранных дел (МИД). Деятельность иностранных организаций на территории Республики Беларусь без открытия представительства запрещена. Исключение составляют случаи  осуществления деятельности организацией или физическим лицом от имени иностранной организации и (или) в ее интересах и (или) имеющие и использующие полномочия иностранной организации на заключение контрактов или согласование их существенных условий; проведения на территории Республики Беларусь концертно-зрелищных мероприятий, в том числе концертов, аттракционов, зверинцев, цирковых программ. Исключение составляет также случай регистрации отделения международных общественных объединений, созданных на территории иностранных государств. Однако в данном случае будет осуществляться не деятельность иностранной организации, а деятельность нового юридического лица, являющегося резидентом Республики Беларусь.

Представительством организации является ее обособленное подразделение, расположенное на территории Республики Беларусь, осуществляющее защиту и представительство интересов организации и иные не противоречащие законодательству функции. Представительства не имеют статуса юридического лица, наделаются имуществом создавшим их юридическим лицом, не ведут деятельности от своего имени, действуют в интересах головной организации, реализуя (представляя) ее программы и проекты на территории Республики Беларусь. Они вправе заниматься предпринимательской деятельностью на территории Республики Беларусь только от имени и по поручению представляемой ими организации.

Виды деятельности, на осуществление которых требуется получение специального разрешения (лицензии), могут осуществляться представительством только на основании такого специального разрешения (лицензии), полученного организацией в установленном законодательством порядке.

В соответствии с Гражданским Кодексом Республики Беларусь не допускается создание представительств иностранных организаций, деятельность которых направлена на свержение либо насильственное изменение конституционного строя, нарушение целостности и безопасности государства, пропаганду войны, насилия, разжигание национальной, религиозной и расовой вражды, а также деятельность которых может причинить ущерб правам и законным интересам граждан. Однако Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от  22 июля 1997 г. №929 "О порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций" определены цели, для реализации которых может быть открыто представительство иностранной организации. На практике вызывает большую сложность регистрация представительств организаций, преследующих иные, чем указанные в перечне, цели.

Цели, для осуществления которых может быть открыто представительство
Представительства организаций могут быть открыты в целях осуществления деятельности от имени и по поручению представляемой им организации, наименование которой указано в разрешении на открытие представительства, в том числе:

• социальной поддержки и защиты граждан, включая улучшение материального положения малообеспеченных, социальную реабилитацию безработных, инвалидов и иных лиц, которые в силу своих физических или интеллектуальных особенностей, иных обстоятельств не способны самостоятельно реализовывать свои права и законные интересы;
• подготовки населения к преодолению последствий стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, к предотвращению несчастных случаев;
• оказания помощи пострадавшим в результате стихийных бедствий, экологических, промышленных или иных катастроф, социальных, этнических, религиозных конфликтов, жертвам репрессий, беженцам и вынужденным переселенцам;
• содействия укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, этнических и религиозных конфликтов;
• содействия укреплению престижа семьи в обществе;
• содействия защите материнства, детства и отцовства;
• содействия деятельности в сфере образования, науки, культуры, искусства, просвещения, духовному развитию личности;
• содействия деятельности в сфере профилактики и охраны здоровья граждан, а также пропаганды здорового образа жизни, улучшения морально-психологического состояния граждан;
• содействия деятельности в сфере физической культуры и массового спорта;
• охраны окружающей среды и защиты животных;
• охраны и должного содержания зданий, иных объектов и территорий, имеющих историческое, культурное, культовое или природоохранное значение, и мест захоронения;
• в иных общественно полезных целях.

В целях проведения рекламно-информационной работы, изучения опыта деятельности организаций образования Республики Беларусь, содействия заключению договоров о сотрудничестве между организациями образования, содействия обмену опытом и информацией в сфере образования и науки могут быть открыты представительства организаций образования.

Выдача разрешения на открытие представительства в иных общественно полезных целях осуществляется МИД по согласованию с заинтересованными государственными органами.

Деятельность представительства некоммерческой организации в указанных целях осуществляется на основании программ и проектов, соответствующих приоритетным направлениям деятельности организации, утвержденных ее высшим органом управления. В указанных документах должна содержаться информация о мероприятиях, направленных на решение конкретных задач, соответствующих целям открытия представительства, а также сведения о сроках и ресурсах выделяемых для исполнения программ и проектов.

В рамках реализации программ и проектов представительствами организаций на конкурсной основе могут выделяться общественным объединениям (организациям) и гражданам финансовые, материальные и иные ресурсы (гранты). Выделение грантов вне реализуемых программ и проектов представительства организации запрещено.

Порядок получения разрешения на открытие представительства
Представительство считается созданным на территории Республики Беларусь и имеет право осуществлять деятельность, направленную на достижение целей, ради которых оно открыто, с момента получения в МИД разрешения на его открытие.

 Срок, на который открывается представительство, определяется организацией при подаче заявления на открытие представительства. Продление срока деятельности представительства осуществляется МИД в десятидневный срок со дня поступления соответствующего заявления и оригинала документа, подтверждающего уплату государственной пошлины. Документы на продление должны быть представлены организацией не позднее десяти дней до истечения срока действующего разрешения. В случае нарушения десятидневного срока подачи обращения МИД вправе принять решение о продлении срока деятельности представительства до истечения срока действия разрешения на открытие представительства.

Для получения разрешения на открытие представительства организация  представляет в МИД следующие документы:

1. Заявление, в котором должно быть указано:

• цель (цели) открытия представительства;
• полное наименование организации;
• дата создания организации;
• место нахождения главного офиса;
• описание деятельности организации;
• сведения о лицах, уполномоченных вести дела от имени организации в Республике Беларусь;
• срок, на который открывается представительство.

Специальных бланков для заполнения заявления не предусмотрено. Заявление направляется в адрес МИД Беларуси либо за подписью руководителя организации, либо за подписью уполномоченного лица, действующего на основании надлежаще оформленной доверенности.

2. Копии учредительных документов организации, легализованные в установленном порядке.

3. Копию документа, подтверждающего государственную регистрацию организации в уполномоченном органе страны-заявителя (выписку из торгового реестра, сертификат о регистрации организации и т.д.), легализованную в установленном порядке.

4. Доверенность на руководителя представительства, легализованную в установленном порядке.

Поскольку доверенность на руководителя представительства совершается нерезидентом, то форма и срок ее действия определяются по праву страны, где доверенность выдана. Регулировать круг представляемых полномочий МИД не вправе, однако сотрудники МИД рекомендуют предусмотреть следующие функции:

• совершение всех необходимых формальностей, включая подготовку, подписание, предоставление и получение любых документов в процессе открытия представительства организации в Республике Беларусь;
• организация деятельности представительства организации и руководство его деятельностью;
• представление организации в переговорах с государственными органами власти и другими уполномоченными организациями, а также с деловыми партнерами, а равно подписание необходимых документов, включая деловые контракты, от имени организации;
• представление интересов организации в судах Республики Беларусь, со всеми и любыми правами, предоставленными законом истцу, ответчику, заявителю или другому участнику процесса;
• подписание документов, включая финансовые, от имени представительства организации, открытие и закрытие текущих и других счетов в банках, распоряжение финансовыми ресурсами;
• утверждение внутренних документов, наем и увольнение работников представительства организации, а также заключение с ними трудовых договоров;
• осуществление всех других действий и формальностей, связанных с функциями руководителя (Главы либо Директора) представительства;
• назначение и отмену любых назначений в порядке передоверия или делегирования полномочий в отношении всех названных вопросов;
• осуществление необходимых действий и формальностей, связанных с закрытием представительства, в случае прекращения деятельности представительства.

Возможно, необходимо представление полномочий по внесению изменений в Положение о представительстве технического характера, например, связанных с изменением места его расположения и т.д.

5. Положение о представительстве, утвержденное организацией.

В Положении о представительстве в обязательном порядке указывается:

• название представительства, которое состоит из организационно-правовой формы организации, оригинального названия организации, привязки к стране регистрации организации и ссылки на страну пребывания представительства, например, Представительство автономной некоммерческой организации "Свет в окне" (Российская Федерация) в Республике Беларусь;
• цель (цели) открытия представительства на территории Республики Беларусь — указывать необходимо конкретные цели, ради которых открывается представительство;
• адрес, который подтверждается договором аренды либо гарантийным письмом на размещение представительства;
• организационная структура;
• компетенция руководителя представительства;
• порядок закрытия представительства.

Кроме этого МИД рекомендует отразить вопросы, связанные с трудоустройством граждан, открытием счетов, ведением бухгалтерского учета, выплатой заработной платы, отражение имущества представительства, его распоряжением. Положение о представительстве должно быть утверждено уполномоченным лицом/органом организации, прошито и заверено печатью организации, либо нотариально удостоверяется подпись лица, действующего на основании доверенности. Положение о представительстве представляется, как правило, в 4-х экземплярах, один из которых остается в МИД Беларуси, три с отметками регистрирующего органа возвращаются при выдаче разрешения на открытие представительства. Можно представить и меньше количество положений, но не менее двух.

При подготовке доверенности на Главу представительства и положения о представительстве важно обратить внимание на то, чтобы положения о компетенции руководителя представительства в этих двух документах не противоречили друг другу.

6. Легализованную в установленном порядке доверенность на лицо, уполномоченное осуществлять действия, связанные с открытием представительства.

7. Оригинал документа, подтверждающего уплату государственной пошлины за получение разрешения на открытие представительства.

Государственная пошлина за выдачу разрешений на открытие и продление срока деятельности представительств некоммерческих иностранных организаций, а также представительств иностранных организаций, осуществляющих исключительно благотворительную деятельность на территории Республики Беларусь, установлена в размере 20 базовых величин за каждый год действия разрешения.

Реквизиты для оплаты государственной пошлины в белорусских рублях:

наименование получателя (бенефициара) — ГУ МФ РБ по г. Минску (Главное управление Министерства Финансов Республики Беларусь по г. Минску)

наименование банка — ЦБУ № 524 ОАО АСБ «Беларусбанк»

код банка — 795

номер счета — 3602911030013

УНП получателя (бенефициара) — 100059879

код платежа — 3001

Реквизиты для оплаты государственной пошлины в СКВ:

Корреспондент банка-получателя/Correspondent Bank:

Deutsche Bank Trust Company

Americas, New York

SWIFT — code: BKTRUS33

Account No 04–098–340

Банк получателя/Bank of Beneficiary:

BELINVESTBANK

BRANCH 527, CODE 739

SWIFT: BLBBBY2X

Minsk, Republic of Belarus

Получатель/Beneficiary:

MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS OF THE

REPUBLIC OF BELARUS

UNP 100581921 Minsk, Republic of Belarus

Счет/Account: 3603902085016

Перечисленные документы представляются на одном из государственных языков Республики Беларусь. Перевод документов, указанных в подпунктах 2-4, 6, должен быть заверен в установленном порядке нотариально либо дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь.

Рекомендуем вам также одновременно с перечисленными документами представлять заявление на согласование эскиза печати (с приложением эскиза печати в трех экземплярах) и заявление на служебную карточку на руководителя с указанием его фамилии, имя, отчества и должности (с приложением двух фотографий 3x4 и копии паспорта).

МИД в десятидневный срок со дня подачи документов выдает или отказывает в выдаче разрешения. При необходимости получения дополнительной информации у республиканских органов государственного управления, дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь о деятельности организации срок рассмотрения документов продлевается до одного месяца.

Разрешение теряет силу, если организация не воспользовалась правом на открытие представительства в течение шести месяцев с даты внесения в реестр открытых на территории Республики Беларусь представительств.

Организация, открывшая представительство, в течение срока и в порядке, определенных законодательством Республики Беларусь, обязана стать на учет в налоговых и иных органах Республики Беларусь, а также открыть счета в банках Республики Беларусь. Обращение в соответствующий налоговый орган с заявлением о постановке на учет должно быть осуществлено не позднее десяти рабочих дней со дня получения разрешения на открытие представительства, в тот же срок  необходимо обратиться с заявлением о постанове на учет в качестве плательщика страховых взносов в Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Разрешение на изготовление печати представительства выдается уполномоченным органом внутренних дел.

МИД в пределах численности, указанной в разрешении на открытие представительства, выдает руководителю и работникам представительств организаций из числа иностранных граждан служебные карточки. Изготовление служебной карточки производится в десятидневный срок со дня поступления заявления. Получение служебной карточки не освобождает ее владельца и членов семьи, прибывших с ним, от необходимости получения разрешения органов внутренних дел на временное проживание в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Трудоустройство граждан Республики Беларусь в представительствах организаций осуществляется на основании трудовых договоров (контрактов) в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Отчетность представительства
Руководитель представительства: один раз в полугодие (с 1 по 10 июля и с 1 по 10 января) представляет в МИД письменный отчет о деятельности представительства. В отчет о деятельности представительства организации включаются сведения о местонахождении представительства, штатном расписании работников, открытых счетах, осуществляемых проектах и программах, сроках и ресурсах для их исполнения, размере выделенных общественным объединениям и гражданам грантов и их получателях, а также описание деятельности за истекший период, номера телефонов, факсов.

Руководитель представительства организации образования представляет также отчет в Министерство образования в вышеуказанные сроки, в котором дополнительно указываются сведения о количестве договоров с физическими лицами на обучение, заключенных с участием представительства, количестве работников представительства, в том числе на условиях почасовой оплаты, о перечне оказываемых услуг, в том числе за плату.

В случае изменения местонахождения представительства его руководитель в течение десяти рабочих дней уведомляет заинтересованные государственные органы о местонахождении представительства с указанием почтового адреса, номеров телефонов, факса и обеспечивает внесение соответствующих изменений в положение о представительстве.

Представительство некоммерческой организации, как уже указывалось, представляет в МИД Беларуси программы и проекты, утвержденные высшим органом управления головной организации, на основании которых оно осуществляет свою деятельность в Республике Беларусь.