images

Делопроизводство

Законодательство определяет, что общественные организации, равно и другие юридические лица, обязаны обеспечивать накопление, учет и сохранность архивных документов. Они должны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными Государственной архивной службой нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение, делопроизводство и работу архивов. В соответствии с Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21 апреля 2003 г. (с изменениями и дополнениям по состоянию на 4 января 2016 г.) общественные объединения несут административную ответственность за нарушение установленного порядка ведения делопроизводства.

Применительно к возможным нарушениям в процессе деятельности общественных организаций следует отметить следующие статьи Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Статья 9.13. предусматривает наказание за нарушение законодательства об обращениях граждан в виде наложения штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

Статья 9.25. указывает, что несоблюдение письменной формы гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг или создание объектов интеллектуальной собственности, заключаемых юридическим лицом с гражданами, а равно отсутствие в этих договорах условий, установленных законодательством, влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере десяти процентов от суммы договора.

Статья 9.24. регламентирует наказание за нарушение законодательства о книге замечаний и предложений. Так, нарушение руководителем организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги замечаний и предложений порядка ведения книги замечаний и предложений в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации либо непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина, либо нарушение установленного срока рассмотрения изложенных в указанной книге замечаний и предложений, либо неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения влекут наложение штрафа в размере от четырех до десяти базовых величин.

Статья 12.1. предусматривает ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов:
1. Нарушение должностным лицом установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности) и отчетности – влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

2. Уничтожение бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытие, либо иное нарушение правил их хранения – влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин.

Статья 22.10. предусматривает, что незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу  влечет наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.

Статья 22.11. устанавливает, что выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.

Статья 23.37.  устанавливает, что утрата или незаконное уничтожение должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 мая 2012 г. № 487 утверждено Положение о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, которая осуществляет государственный контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь.

Внимание на ведение делопроизводства в общественных объединениях обращает и регистрирующий (контролирующий) орган. Большая часть предупреждений, выносимых руководящему органу общественного объединения регистрирующими органами, связана с нарушением порядка ведения делопроизводства.

В соответствии с вышеизложенным общественным объединениям рекомендуется обратить особое внимание на порядок ведения делопроизводства.

Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами организаций. Следует обратить внимание на следующие документы:

  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 (с изм. и доп. по состоянию на на 30 декабря 2015 г. № 225) ;
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;
  • Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 “О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”;
  • СТБ 6.38-95 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”;
  • Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утв. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786.

Приобрести нормативно-методическую литературу, необходимую для правильного ведения делопроизводства в общественном объединении, можно в Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) по адресу: г.Минск, ул.Кропоткина, 55, каб.16, тел. (017) 286-75-19.

Организации ведут делопроизводство самостоятельно с учетом требований законодательства. В целях правильной организации и ведения делопроизводства общественное объединение может заключить договор о сотрудничестве с Национальным архивом Республики Беларусь. В договоре о сотрудничестве оговариваются права, ответственность, срок действия договора, сроки хранения и передача документов на государственное хранение.

К организации документооборота в общественных объединениях предъявляются следующие основные требования.

1. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

В целях усовершенствования, упорядочения работы с документами, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами и обеспечения их сохранности в некоммерческой организации приказом  руководителя назначается лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив.

2. Лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив, разрабатывается номенклатура дел. Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел отражает систематизацию и учет дел, а также время их хранения. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки, документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.). В номенклатуру дел не включаются сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Номенклатура составляется ежегодно, подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архив, экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой: графа 1- индекс дела; 2- названия разделов (подразделов) и заголовки дел; 3- количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (заполняется в конце делопроизводственного года); 4- сроки хранения дел, определяемые согласно законодательству;  5- “Примечание” (проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.).

3. Все документы должны группироваться в дела в соответствии и с номенклатурой дел. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

4. В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение приказом   руководителя в некоммерческой организации создается постоянно действующая экспертная  комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия организует и проводит ежегодный отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу некоммерческой организации для дальнейшего хранения и к уничтожению с истекшими сроками хранения. Экспертная комиссия также рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:

  • номенклатуры дел некоммерческой организации;
  • описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описи дел по личному составу;
  • актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;
  • предложений об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

В состав экспертной комиссии включается не менее 3 человек: председателем ЭК назначается заместитель руководителя организации, членами – лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архив организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

5. В целях обеспечения сохранности, учета и использования документов, а также подготовки их к передаче на государственное хранение в некоммерческой организации создается архив. Архив организации хранит законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в ее деятельности.
В некоммерческой организации должно быть разработано положение об архиве, которое утверждается руководителем организации.

6. Некоммерческие организации должны вести делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству, утверждаемых руководителем организации. Данные инструкции разрабатываются на основе Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4.

7. Каждая организация должна соблюдать правила движения документа с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

При регистрации поступивших документов в правом нижнем углу документа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп), содержащая наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа (в соответствии с номенклатурой дел). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

Исходящему документу присваивается регистрационный индекс, содержащий номер дела, в котором будет храниться копия документа (в соответствии с номенклатурой дел), и через дробь – порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года.

8. В каждой организации должны вестись журналы регистрации входящей и исходящей документации либо регистрационно-контрольные карточки. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся только в организациях с малым документооборотом до 600 документов в год.

В журнале регистрации входящих документов указываются следующие графы:

  • дата поступления и индекс документа;
  • корреспондент; дата и индекс поступившего документа;
  • краткое содержание; резолюция или кому направлен документ;
  • расписка в получении; отметка об исполнении.

В журнале регистрации исходящих и внутренних документов указываются следующие графы:

  • дата и индекс документа;
  • корреспондент;
  • краткое содержание документа;
  • отметка об исполнении документа.

В организациях также должны вестись журналы регистрации договоров, приказов по основной  деятельности, выданных доверенностей (в случае их наличия).

9. Некоммерческим организациям необходимо соблюдать также требования к оформлению документов.

9.1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. №6: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

Разработке бланка для писем (далее по тексту – бланк) следует уделить особое внимание. Бланк некоммерческой организации должен иметь обязательный комплекс реквизитов. Бланк организации должен в обязательном порядке содержать:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (в случае регистрации);
  • код организации (код по ОКРБ 018-2003 “Юридические лица и индивидуальные предприниматели”);
  • наименование организации;
  • почтовый адрес отправителя;
  • коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка.

Эмблема общественного объединения размещается на бланке только в случае ее государственной регистрации  и только в зарегистрированном варианте. Эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита “Наименование организации”.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения) по вертикали.

9.2. Бланки документов должны иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

9.3. Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации – автора; дата; регистрационный индекс; подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

10. Некоммерческие организации должны также соблюдать требования к  описи и оформлению дел, уничтожению документов,  работе с документами в электронном виде устанавливаемые Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4.

11. Многие некоммерческие организации работают с гражданами. В связи с этим необходимо знать, что обращения граждан: предложения, заявления, жалобы подлежат отдельной регистрации, учету и контролю исполнения. Обращения граждан, в том числе устные, подлежат регистрации и обязательному рассмотрению. Все поступающие обращения  граждан в организации должны быть зарегистрированы в день их поступления. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления.

Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней. При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов руководитель организации, в которую поступило обращение, может продлить указанный срок, но не более чем на один месяц, одновременно уведомив об этом заявителя. Срок рассмотрения обращения исчисляется в  календарных днях с даты регистрации его организацией.

Ответы на обращения граждан дают уполномоченные должностные лица организаций. В случае письменного обращения его автору должен быть дан письменный ответ.

Руководители организаций обязаны также не реже одного раза в месяц проводить личный прием граждан. Личный прием проводится в установленные дни и часы.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан за период календарного года, формируются в  дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

12. Общественным объединениям, которые принимают сотрудников на работу, необходимо обратить внимание на ведение кадровой документации. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения работников, предоставления отпуска и т.п., составляют кадровую документацию, основной частью которой является группа документов по личному составу.

Личные дела формируются в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от  26 марта 2004 г. №2. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

1) внутренняя опись документов личного дела ;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Для материально ответственных лиц в личное дело включается договор о материальной ответственности. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, например, характеристики, списки научных трудов,  заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника. По решению  специалиста по кадрам в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
3) другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе “Примечание”.

Личный  листок по учету кадров оформляется по установленной форме и заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном  падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел, который ведется для учета и обеспечения сохранности личных  дел. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в  скобки, а новая записывается над ней.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.